Réduire la bureaucratie pour gagner en agilité

Petrobras prévoit de réformer dès la fin de l’année le fonctionnement de son registre de fournisseurs (CRCC, Cadastro Corporativo de Fornecedores), jugé jusqu’alors peu pratique et accessible, même au sein de la compagnie. L’objectif principal est de simplifier le processus d’inscription des fournisseurs, afin de le rendre plus flexible.

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La première grande réforme concerne la simplification des exigences requises pour prouver l’expérience du fournisseur quant au produit concerné. Le fournisseur n’aura plus qu’à fournir un seul certificat, en non 3, d’un client ayant déjà utilisé le bien ou le service. Ce certificat pourra être rédigé par le fournisseur lui-même, et ne proviendra plus obligatoirement du client. Une seconde réforme, implantée depuis le mois de juillet, autorise le fournisseur à fournir sous forme numérique les certificats économiques et légaux demandés. Auparavant, seuls les documents certifiés et imprimés sur papier étaient acceptés. L’ensemble du processus peut maintenant se faire par voie numérique.

Afin de rendre le système plus accessible aux fournisseurs, Petrobras développe actuellement une nouvelle interface d’inscription, par le biais de sa sous-division Petronet, qui gère les appels d’offres de la compagnie. Selon Joâo Rittershuassen, directeur général du Développement Stratégique du Marché de Fournisseurs de Biens et Services de Petrobras, la compagnie utilise actuellement un « système d’ingénierie adapté pour les inscriptions, mais dont le langage est surtout accessible aux ingénieurs ». Ces efforts pour rendre accessible ce système, qui a cette année reçu une moyenne de 1050 demandes d’inscription de fournisseurs par mois, sont stratégiques pour la compagnie. Ils permettront notamment de réduire les délais d’inscription, qui peuvent atteindre 41 jours, et augmenter le taux d’inscription réussie. Depuis 2005, à Rio de Janeiro seulement, ce sont 3500 entreprises qui n’ont pas été inscrites, parce qu’elles ont été refusées ou par abandon.

Le premier grand obstacle à l’inscription est la régularisation fiscale, car une grande partie des candidats à l’inscription ont des impôts à payer. Rittershaussen explique alors que le Refis a permis de régler ce problème, puisque « lorsque l’entreprise adhère au Refis, le fournisseur reçoit un certificat positif avec effet négatif ». [Refis = programme de récupération fiscale]. La seconde barrière provient des exigences économiques. Petrobras exige en effet une présentation du bilan de l’entreprise selon les normes du Conseil Fédéral de Comptabilité (CFC), car ce modèle permet d’identifier les entreprises en situation d’insolvabilité. Cependant selon le directeur du CRCC, Fernando Magalhães, il décourage de nombreuses petites entreprises qui n’ont pas les moyens de présenter un tel format. Les exigences techniques peuvent également poser problème. De nombreuses entreprises tentent par exemple de s’inscrire pour différents produits, mais n’ont pas les moyens de prouver leurs capacités à les fournir. Même dans le cas de similarités importantes avec les produits déjà vendus, l’entreprise est refusée, faute d’expérience. La présentation de contrats trop anciens peut également justifier un refus. Dans certains cas, l’entreprise peut cependant être acceptée pour certains produits, et refusées pour d’autres. Elle peut alors compléter sa procédure d’inscription dans le futur afin d’étendre sa gamme de produits acceptés. Une fois que ses produits sont techniquement acceptés, l’entreprise n’a plus qu’à actualiser ses informations légales et économiques pour maintenir son inscription au CRCC.

En juillet 2011, le registre de Petrobras comptait 5536 entreprises inscrites, dont 4950 au Brésil et 586 à l’étranger. Ces entreprises se répartissent en 6486 familles de produits, dont 4001 de biens et 2485 de services. Chaque entreprise peut alors faire partie de plusieurs familles.

Pour qu’une compagnie étrangère puisse intégrer le registre, elle doit au moins disposer d’un représentant légal au Brésil, qui peut par exemple être un cabinet d’avocats. Ceci vient du fait que les contrats signés par Petrobras sont régis par les lois brésiliennes, et un représentant légal est sollicité en cas de litige. Cependant, la compagnie étrangère peut également s’inscrire via un revendeur ou un distributeur local. Dans ce cas, la qualification technique du produit est celle de l’entreprise étrangère, qui doit prouver sa capacité á fournir le produit ; en revanche, les exigences légales et économiques concernent le revendeur ou le distributeur local.

Le système d’inscription n’empêche pas Petrobras d’avoir recours à des entreprises non-inscrites, nationales ou étrangères, dans le cas où l’offre des fournisseurs inscrits est insuffisante, ou si d’autres entreprises peuvent répondre à sa demande. Dans le cas où une entreprise non-inscrite présente une offre plus intéressante que les fournisseurs du registre, elle doit alors répondre aux exigences légales et économiques pour remporter l’appel d’offres. Rittershaussen affirme alors qu’il n’y a pas de restrictions en ce qui concerne les entreprises étrangères. En revanche, « en fonction des exigences de contenu local de l’ANP, elles pourront, ou non, être conviées à participer à tel ou tel appel d’offres ». Le cadre précise également qu’une entreprise fournissant un produit en particulier ne sera pas automatiquement conviée à participer à tous les appels d’offres concernant ce produit. En effet, la loi n’oblige pas Petrobras à appeler toutes les entreprises registrées. La sélection des participants prend alors plusieurs facteurs en compte, comme par exemple la taille de l’entreprise par rapport à la taille du contrat.

Si un seul fournisseur dispose des capacités techniques pour réaliser un contrat, dans le cas d’une technologie unique par exemple, Petrobras peut entrer en négociation directe avec ce fournisseur, sans passer par un processus d’appel d’offres. Rittershaussen se justifie alors : « Dans le cas d’un produit très critique, je ne vais tout de même pas mettre notre entreprise en danger seulement pour soumettre le fournisseur à la concurrence ».

Même en faisant la promotion de l’ouverture des propositions en présence des concurrents, la compagnie pétrolière a pour directive de réaliser les appels d’offres de façon électronique, processus le plus rationnel possible. Grâce à ce système, les participants ont plus de temps pour analyser les propositions des concurrents, et la sélection est beaucoup plus transparente.

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